L’essor soudain du télétravail pour des raisons sanitaires n’a fait qu’accentuer la nécessité de se “digitaliser”. Certains doivent donc rapidement assimiler des méthodologies de gestion de projet orientées sur le digital, sans pour autant en maîtriser tous les éléments. Nous rencontrons donc régulièrement des chefs de projets (ou futurs chefs de projet) à qui l’on a parlé d’Agilité, de Kanban, de Lean et même de PMBOK sans pour autant leur fournir les outils adaptés au terrain et dans une démarche globale de gestion de projet de A à Z.
Par ailleurs, d’après “le poul” du Project Institute Management (PMI) en 2019, 89% des professionnels interrogés ont déclaré que leur structure avait opté pour des pratiques hybrides de gestion de projet.
Dans cet article, nous tenterons de reprendre un point de vue transverse de la gestion de projets digitaux en proposant à chaque étape, des outils et modèles pour vous équiper tout en vous laissant la latitude pour organiser vos projets de la manière la plus pertinente possible. Prêts à faire votre marché ?
Les grandes phases de vos projets
La première étape consiste à avoir une vision claire des différentes phases de votre projet. Ils sont tous spécifiques et peuvent amener à des étapes variées, mais l’on peut dessiner une approche générique sous la forme de quatre grandes phases :
- Initialisation : c’est le démarrage de votre projet, le cadrage. L’idée est notamment d’évaluer la faisabilité et de fixer le périmètre général.
- Étude et conception : cette phase permet de comprendre les besoins associés à votre projet, d’analyser les objectifs et de concevoir une réponse adaptée tant au niveau fonctionnel que technique.
- Planification : cette étape est primordiale puisqu’elle permet l’organisation de toutes les réalisations à partir de là. Découpage du projet en composants et tâches, coordination et répartition du travail, la discipline est exigeante mais permet d’assurer un déroulement sans embûche jusqu’à la livraison.
- Suivi et finalisation : il s’agit de vérifier que la planification reste cohérente tout au long du projet. Le planning est un outil dynamique, et c’est à vous de recueillir les informations utiles pour mieux assurer le respect de vos projections. Cette phase inclut également les vérifications, la livraison et les feedbacks de fin de projet.
Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les deux premières phases, nous vous retrouverons dans un prochain article pour les deux dernières.
Phase 1 : initialisation
Dans un premier temps, il vous faudra identifier et clarifier rapidement les éléments généraux de votre projet. Pour cela nous vous proposons un premier outil générique : le QQOQCP !
Alors oui, vous me direz c’est assez complexe à prononcer, et pourtant l’outil vient nous simplifier grandement la tâche en répondant aux questions suivantes :
- Qui : au sens large, toutes les parties prenantes du projet, en décomposant la maîtrise d'œuvre, la maîtrise d’ouvrage, les utilisateurs finaux, les structures concernées (financeurs, législateurs etc.)
- Quoi : définir le contenu du projet en termes d’activités
- Où : les lieux concernés aussi bien au niveau des équipes opérationnelles que des cibles de votre projet
- Quand : quels sont les délais, les deadlines ?
- Comment : quels sont les moyens et ressources à disposition ? C’est également dans le comment que l’on spécifie les méthodologies et outils employés.
- Pourquoi : les enjeux et les objectifs du projet. Un outil supplémentaire : les 5 pourquoi ? Comme un enfant qui demande “pourquoi” en cascade, descendez sur 5 niveaux de profondeurs : pourquoi une campagne Facebook ? Pour toucher une population plus jeune. Pourquoi ? Pour développer un nouveau marché. Pourquoi ? … Vous avez compris le principe !
Si vous vous demandez quel est le format le plus adapté pour le QQOQCP, nous vous encourageons à utiliser le MindMapping avec des outils comme XMind ou ClickUp qui vous permettent de structurer visuellement les informations.
Une fois les éléments principaux de votre projet identifiés et structurés grâce au QQOQCP, il s’agit de formaliser ces informations dans un document :
- Le plus synthétique : la note de cadrage
- Le plus complet : la charte projet
L’idée est de proposer un document présentant les informations du QQOQCP avec plus de détails et un visuel adapté à chaque type d’information.
Vous pouvez télécharger notre note de cadrage simplifiée ou, si vous cherchez plutôt un modèle de charte de projet, vous inspirer du nôtre.
Phase 2 : Etude et conception
Une fois le périmètre de votre projet bien identifié, la phase suivante consiste en l’étude et l’analyse des besoins exprimés ainsi que la conception d’une réponse adaptée.
Pour la phase de recueil du besoin, le meilleur des outils sera votre capacité d’écoute. Cette étape est critique car elle conditionne la bonne compréhension des besoins qui doivent être pris en compte (et qui sont parfois différents des besoins exprimés ;)).
De manière générale, nous recommandons la mise en œuvre d’ateliers de 2 à 4 heures avec les porteurs du projet. Une reformulation des besoins exprimés est nécessaire pour valider la progression et la bonne compréhension d’un atelier à l’autre.
Pour cette phase associée à la conception vous serez amenés à prioriser des éléments : besoins, solutions fonctionnelles, architectures techniques, etc.
Pour cela nous vous proposons deux nouveaux outils :
- Le Dot Voting : le plus simple est d’utiliser des post-its et des gommettes. Chaque idée à comparer est représentée par un post-it et chaque participant dispose d’un nombre prédéfini de gommettes (un droit de vote) qu’il pourra placer sur un ou plusieurs post-its. On classe ensuite les post-its selon le nombre de votes cumulés. Pour affiner cette méthode, vous pouvez utiliser des gommettes de couleurs différentes pour des poids de votes différents.
- La matrice de compatibilité : il s’agit d’un tableau qui présente en ligne les idées à comparer et en colonnes les différents critères d’évaluation préalablement identifiés. On associe une note par critère à chaque idée (avec la possibilité d’une échelle de notation plus ou moins large, d’ajouter des coefficients ou encore des critères obligatoires) et on obtient une note globale qui permet de classer vos idées par priorité.
Conclusion
Voilà, vous avez les bases en termes de méthodes et d’outils pour initialiser vos projets ! Restez à l’écoute, dans notre prochain article lundi prochain, nous parlerons planification et finalisation. Entre temps, si vous avez besoin d’aide pour démarrer un de vos projets complexes, n'hésitez pas à nous solliciter pour en discuter !
